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Tipps für die Arbeit mit Word – so nutzen Sie die Software-Lösung deutlich effektiver

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Word deutlich effektiver nutzen

Microsoft Word ist weit mehr als nur eine einfache Textverarbeitung und nun schon seit vielen Jahren ein fester Bestandteil des bekannten und beliebten Office-Pakets aus dem Hause Microsoft. Das Programm begeistert im privaten und im professionellen Bereich gleichermaßen und richtet sich auch direkt an Einsteiger. Eine einfache Bedienung und eine kontinuierliche Verbesserung im Bereich der Barrierefreiheit oder der Zusammenarbeit mit Kollegen wissen seit vielen Jahren zu begeistern. Zudem hat Microsoft mit dem Abo-Modell Office 365 eine attraktive Lösung für alle Kunden geschaffen, die immer auf dem neuesten Stand sein möchten. Hier erhalten die Anwender alle neuen und regelmäßigen Updates auch mit neuen Funktionen zur Verfügung gestellt und alle wichtigen Bestandteile der beliebten Software sind direkt mit dabei. Doch viele Anwender reizen das volle Potenzial von Word aus dem Office-Paket gar nicht aus, sondern verlassen sich auf die grundlegenden Basics. Mit den richtigen Tipps und Tricks können Sie allerdings deutlich effektiver und viel schneller arbeiten. Welche Tipps und Tricks dies sind, erfahren Sie im folgenden Ratgeber.

Die Möglichkeiten mit Word gehen weit über einfache Textverarbeitungen hinaus

Wie bereits erwähnt, gehört Microsoft Word zu den festen Bestandteilen der Office-Pakete und ist bei einem Kauf immer direkt mit dabei. Doch die Software hat weiterhin den Ruf, vor allem für das Erstellen von einfachen Texten geeignet zu sein. Selbstverständlich beherrscht Word diese Aufgabe auch mit Bravour, allerdings gehen die Möglichkeiten gerade mit den aktuellen Versionen und Varianten noch einmal deutlich weiter.

Dies zeigt sich schon beim ersten Start des Programms. Hier fallen dem Betrachter mit Sicherheit bereits die zahlreichen Vorlagen auf. Diese entstammen vielen unterschiedlichen Bereichen und sind enorm breit gefächert. Ob einfacher Brief mit ansprechender Formatierung, aufwendiger Lebenslauf oder das Gestalten einer auffälligen Einladung für einen kommenden wichtigen Anlass, Microsoft Word lässt mittlerweile so gut wie keine Wünsche mehr offen. Der Hersteller hat sich in den vergangenen Jahren vermehr auch auf den kreativen Anspruch konzentriert und hier viele neue Funktionen und Möglichkeiten eingefügt. Wer einen kreativen Newsletter mit ansprechenden Grafiken und einer professionellen Gestaltung erstellen möchte, kann dies dank der neuen Features mit Leichtigkeit erledigen. Aber auch Flyer für das eigene Restaurant oder einen Imbiss fertigen Sie auf Wunsch mit nur wenigen Handgriffen an und das Fertigen beeindruckender Kalender, die Ihnen die Planung von Terminen im Alltag deutlich erleichtern, geht mit den passenden Vorlagen und den kreativen Werkzeugen ebenfalls deutlich besser von der Hand. Microsoft selbst spricht mittlerweile von tausenden Vorlagen, die teils direkt mit dabei sind und teils online durchsucht werden können.

Die Bedienung von Word bleibt dennoch übersichtlich und gerade die grundlegenden Features lassen sich auch ohne Eingewöhnung oder Schulung ohne Probleme nutzen. Hierfür sorgt auch die Umstrukturierung der Oberfläche, die von Microsoft im Laufe der Jahre vorgenommen wurde. Alle wichtigen Funktionen finden sich übersichtlich sortiert in unterschiedlichen Registerkarten, die Sie ganz einfach aufrufen und nutzen können. Navigieren Sie also mit wenigen Handgriffen, finden Sie richtige Variante und arbeiten Sie effektiv mit Microsoft Word. Ein gut sortierter, übersichtlicher Hilfebereich steht dann zur Verfügung, wenn die Bedienung komplizierter wird oder komplexe Funktionen verwendet werden sollen.

Microsoft Office ist das beliebte Gesamtpaket für die digitale Büroarbeit

Microsoft stellt für die digitale Büroarbeit am heimischen oder am professionellen Schreibtisch aber nicht nur das Programm Word zur Verfügung, sondern hat im Laufe der Jahre ein gesamtes Paket mit vielen einzelnen Bestandteilen geschaffen. Dieses wird unter der Bezeichnung Office verkauft und gilt nicht ohne Grund als absoluter Marktführer. Die intuitive Bedienung und die umfassenden Möglichkeiten können ganz einfach überzeugen und begeistern. Wichtig ist allerdings die Wahl der richtigen Lösung für den individuellen Bedarf. Mit dem Abo Office 365 sind Sie zwar als Nutzer immer auf der absolut sicheren Seite, da dieses für alle Bereiche geeignet ist, beim Kauf eines klassischen Pakets sieht die Lage allerdings anders aus.

So ist Office Home and Student beispielsweise ausschließlich für den privaten Bereich geeignet, Microsoft verbietet eine Nutzung für gewerbliche Zwecke. Die günstige Variante sollte im Unternehmen also auf keinen Fall genutzt werden, um Ärger im Fall der Fälle zu vermeiden. Deutlich attraktiver ist das Paket Office Home and Business, welches auch für die aktuelle Variante 2019 ebenfalls gekauft werden kann. Das Paket bietet perfekte Bedingungen für die professionelle Nutzung und ist mit vielen Bestandteilen ausgestattet, um noch effektiver arbeiten zu können.

Anleitungen für wichtige Tipps und Tricks rund um die regelmäßige Arbeit mit Word

Übersicht über die wichtigsten Shortcuts für Word:

  • SHIFT + F5: hiermit springen Sie zu der zuletzt bearbeiteten Stelle
  • STRG + R: hiermit löschen Sie das letzte Wort
  • STRG + F: hiermit rufen Sie die Suche innerhalb des Word-Dokuments auf
  • STRG + H: hiermit suchen Sie im Dokument und können die Ergebnisse ersetzen
  • STRG + Pfeiltaste rechts/links: hiermit springen Sie zum letzten oder nächsten Wort
  • ALT + F8: hiermit können Sie eine Makroliste direkt in Word erstellen.

Anleitung Word-Dokument gemeinsam bearbeiten

  • Word bringt seit einigen Jahren passende Features für die gemeinsame Arbeit mit sich. Hierfür müssen Sie die Dateien online speichern.
  • Für diesen Schritt unterstützt Word mehrere Dienste, beispielsweise OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online oder SharePoint Server.
  • Innerhalb des Dokuments können Sie andere Nutzer zum gemeinsamen Bearbeiten einladen. Dies funktioniert unter anderem über die Schaltfläche „Teilen“. Die Einladung erfolgt dann in der Regel per E-Mail.

Anleitung Registerkarte in Word erstellen

  • Für die Nutzung der immer gleichen Befehle lohnt es sich, eine eigene Registerkarte anzulegen. Dieser erleichtert die Navigation und die Bedienung deutlich.
  • Öffnen Sie hierfür ein neues Dokument in Word. Klicken Sie nun in einer der Registerkarten an der oberen Leiste mit der rechten Maustaste. Wählen Sie dann die Option „Menüband anpassen“.
  • Nun öffnet sich ein neues Fenster mit den Optionen. Hier sollten Sie den Punkt „Neue Registerkarte“ finden. Legen Sie eine Karte an und fügen Sie dann die benötigten Befehle hier hinzu. Eine Übersicht zu den häufigsten Befehlen kann hierbei als Unterstützung genutzt werden.
  • Beachten Sie, dass die Befehle einer Gruppe zugewiesen werden müssen, die in der neuen Registerkarte zu finden sein soll. Benennen Sie die Gruppen und auch die Registerkarte dann individuell um, damit Sie den Überblick behalten und speichern Sie dann die Arbeiten.

Anleitung Sonderzeichen in Word einfügen

  • Die Tastaturen bieten zwar bereits die gängigen Sonderzeichen, die dann mithilfe der entsprechenden Kombination eingefügt werden können, allerdings sind hier längst nicht alle Vertreter zu finden. Gerade seltene Varianten lassen sich über die Tastatur nur schwer einfügen.
  • Word bietet eine praktische Übersicht bzw. eine Art Liste, in der alle wichtigen und weiteren Sonderzeichen enthalten sind. Diese können Sie für das Einfügen in das jeweilige Dokument verwenden.
  • Navigieren Sie in der Leiste oben in die Registerkarte „Symbol“ und zum Punkt „Weitere Symbole“. Bewegen Sie nun den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument und öffnen Sie dann das Sonderzeichenmenü. Suchen Sie hier dann das passende Symbol aus und fügen Sie dieses mit einem einfachen Klick ein.
  • Alternativ formatiert Word einige Sonderzeichen auch eigenständig durch die entsprechende Eingabe. Dies gilt beispielsweise für ©.

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