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PDF – warum Sie ausfüllbare PDF-Formulare verwenden sollte

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PDF-Format – optimal für die Erstellung von Formularen

In der Vergangenheit war die Umstellung von papierbasierten Formular- und Aufnahmeprozessen auf ein Online-System sowohl teuer als auch schwierig. Glücklicherweise ist das PDF-Dateiformat so einfach zu verwenden, dass quasi jeder Nutzer und jedes Unternehmen die Möglichkeit hat, im Handumdrehen eigene Formulare zu erstellen, ohne auf ein IT-Unternehmen oder einen speziellen Dienstleister angewiesen zu sein. Softwarelösungen wie Nuance Power PDF Advanced 2.1 und Nuance PaperPort Professional 14 bieten alle notwendigen Features.

Neben dem globalen Trend zur Digitalisierung gibt es drei gute Gründe, sich speziell für das PDF-Dateiformat zu entscheiden. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns diese Gründe etwas genauer an.

Leicht zu öffnen und zu lesen – unabhängig vom Gerät

Aufgrund der Popularität des PDF-Formats werden PDF-Dateien im Wesentlichen universell im gesamten Web unterstützt. Sie können auf den meisten Verbrauchergeräten angezeigt und ausgefüllt werden. Nach Angaben der PDF Association existieren derzeit Billionen von PDFs und es werden täglich Milliarden neuer PDFs erstellt. Daten von Bing zeigen, dass 70 % bis 80 % aller Dokumente im Internet im PDF-Format vorliegen.

Trotz zahlreicher Bemühungen, das Dateiformat zu entthronen, gewinnt PDF weiterhin an Bedeutung, und die technologische Welt hat darauf reagiert, indem sie es zum Standarddokumenttyp für die Übertragung im Internet gemacht hat.

Einfach zu teilen – nicht nur per E-Mail

Da es sich bei Formularen, die mit einem PDF-Formularersteller erstellt wurden, um PDF-Dateien handelt, können sie problemlos auf verschiedene Weise geteilt werden. Beispielsweise können sie über Dienste für digitale Signaturen („Send to Sign“), E-Mail oder als teilbarer Link, zum Beispiel nachdem sie auf einem Cloud-Speicherdienst wie Dropbox gehostet wurden, geteilt werden.

Im Vergleich zu anderen Formaten kommt PDF mit wenig Speicherplatz aus. Dies vereinfacht das Senden von PDFs mit vielen Seiten.

Mühelos zu erstellen – kein großer Aufwand mit der richtigen Software

Während in den Anfängen noch komplizierte Softwarelösungen benutzt werden mussten, um Papierformulare in ein digitales Format zu bringen, sind heute praktische PDF-Programme verfügbar, die äußerst benutzerfreundlich sind. Unter anderem Nuance PaperPort Professional 14 stellt Formularfunktionen bereit, die mit wenigen Schritten genutzt werden können. Ob Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder oder Dropdown-Felder, die verschiedensten Formularelemente können mühelos in eine PDF eingearbeitet werden.

Auch ohne eine spezielle Schulung können die Funktionen schnell gefunden und verwendet werden. Wer eine leistungsstarke PDF-Software kaufen möchte, sollte Nuance Power PDF Advanced 2.1 in die engere Wahl nehmen.

Online-PDF-Formulare – diese Gründe sprechen für den Einsatz im Web

Neben den allgemeinen Gründen, die für die Verwendung des PDF-Formats bei Formularen sprechen, gibt es noch spezielle Argumente für den Einsatz von Online-PDF-Formularen. Repräsentative Umfragen haben ergeben, dass die meisten Verbraucher lieber ein Online-Formular als ein Papierformular ausfüllen. Dies deutet eindeutig darauf hin, dass Benutzer das Ausfüllen von Online-Formularen viel einfacher finden als papierbasierte Formulare, die gescannt oder physisch zurückgesendet werden müssen. Das sind gute Nachrichten für Unternehmen, die Arbeitsabläufe optimieren möchten. Durch den Einsatz von Online-PDF-Formularen kann die Rücklaufquote erhöht und Zeit eingespart werden. Rückmeldungen von Kunden, Vertragspartnern oder anderen Stellen liegen viel schneller vor. Das Erstellen eines Online-PDF-Formulars ist eine großartige Möglichkeit, um regelmäßige Prozesse für Benutzer zu vereinfachen, Arbeitsabläufe zu verbessern und Reibungsverluste zu reduzieren.

Abgesehen von der Rationalisierung und Verbesserung von Abläufen zeigten die Umfragen, dass Online-Formulare Unternehmen professioneller erscheinen lassen. Dies liegt wahrscheinlich teilweise daran, dass Online-PDF-Formulare bereits häufiger von Regierungen und anderen großen Organisationen verwendet wurden, um Informationen sicher zu erhalten. Da immer mehr Unternehmen online gehen, steigen die Erwartungen der Benutzer entsprechend.

Darüber hinaus können die erhaltenen oder in einem Online-Formular angezeigten Informationen schnell und einfach in andere Anwendungen einer Organisation integriert werden. So können beispielsweise Kundendaten aus einem CRM-System in eine PDF übernommen und umgekehrt Daten aus einer PDF in die Firmensoftware importiert werden. Da immer mehr Unternehmen ihre Daten über eine Vielzahl von Anwendungen verwalten möchten, ist die Umstellung auf einen vollständigen Online-Prozess unausweichlich geworden – und eine einfache Integration eine Notwendigkeit.

Ob privater Nutzer oder Unternehmen, wenn Sie PDF-Software günstig kaufen möchten, sind Sie bei BestSoftware genau richtig. Unter anderem Nuance Power PDF Advanced 2.1 und Ashampoo PDF Pro 3 gehören zu unserem umfangreichen Softwareangebot.

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